Opis:
Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku Specjalista ds. Administracji będzie należało:
1. Finanse i księgowość
-
Odbiór oraz rejestracja faktur przychodzących (poczta tradycyjna i elektroniczna).
-
Przekazywanie faktur do akceptacji, wprowadzanie danych do systemu bankowego oraz przesyłanie skanów do działu księgowości.
-
Nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów finansowych.
2. Obsługa korespondencji
-
Obsługa głównego numeru telefonu Uczelni oraz głównej skrzynki mailowej.
-
Przyjmowanie, rejestrowanie i dystrybucja korespondencji przychodzącej.
-
Organizacja i nadzór nad wysyłką korespondencji wychodzącej (listy, przesyłki).
-
Prowadzenie ewidencji dokumentów oraz księgi pism.
3. Obsługa dokumentacji i organów Uczelni
-
Pełnienie funkcji protokolanta Senatu Uczelni oraz Komisji ds. Jakości Kształcenia.
-
Organizacja posiedzeń i spotkań władz Uczelni.
-
Prowadzenie kalendarza Rektora oraz władz Uczelni.
-
Kontrola obiegu dokumentów i ich archiwizacja.
-
Przygotowywanie raportów, analiz, zestawień i odpowiedzi na oficjalne zapytania kierowane do Rektora.
-
Organizacja systemu obiegu informacji w Uczelni.
-
Prowadzenie archiwum zakładowego.
4. Organizacja i wsparcie administracyjne
-
Planowanie i organizacja bieżącej działalności Rektora.
-
Współudział w opracowywaniu regulaminów, instrukcji, zarządzeń i decyzji Rektora oraz aktualizacja dokumentów prawa wewnętrznego Uczelni.
-
Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni.
-
Współudział w przygotowywaniu analiz i prognoz dotyczących funkcjonowania i rozwoju Uczelni.
-
Realizacja zadań wymagających mobilności (sprawy urzędowe, zakupy).
-
Zamawianie artykułów biurowych oraz materiałów na potrzeby Uczelni, w tym organizacja zamówień cateringowych.
Wymagania:
-
Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja lub pokrewne).
-
Skrupulatność i swoboda w pracy z dokumentacją oraz przygotowywaniu pism.
-
Bardzo dobra organizacja pracy, odpowiedzialność i umiejętność samodzielnego realizowania powierzonych zadań.
-
Komunikatywność, operatywność oraz gotowość do codziennej pracy z ludźmi.
-
Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programu Excel.
-
Mile widziane doświadczenie w pracy administracyjnej na uczelni.
Oferujemy:
-
Stabilne zatrudnienie.
-
Możliwość zdobywania cennego doświadczenia w administracji akademickiej.
-
Przyjazną atmosferę pracy oraz wsparcie zespołu w okresie wdrożenia.
-
Możliwość udziału w wyjazdach zagranicznych w ramach programu Erasmus+ (mobilność kadry w celach szkoleniowych). Wyjazdy realizowane są do uczelni oraz instytucji partnerskich w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, wymiany doświadczeń oraz poznawania dobrych praktyk stosowanych w administracji akademickiej.
Jesteśmy młodym, energicznym i pełnym zaangażowania zespołem. Jeśli jesteś osobą uśmiechniętą, lubisz pracować z ludźmi i cenisz sobie dobrą atmosferę w miejscu pracy, to czekamy na Ciebie. Dołącz do nas – zapraszamy!
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV.
Prosimy o umieszczenie w dokumentach aplikacyjnych następującej klauzuli:
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wizerunku w procesie rekrutacji
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora – Akademię Medyczną Nauk Stosowanych i Holistycznych z siedzibą przy Al. Jerozolimskie 133A, 02-304 Warszawa, w tym także wizerunku, w celu realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgodnie z klauzulą informacyjną dołączoną do ogłoszenia.
Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przez jej wycofaniem.
………………………………………………..
Data, podpis
Wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego CV i innych moich dokumentów aplikacyjnych w przyszłych procesach rekrutacyjnych organizowanych przez Administratora – Akademię Medyczną Nauk Stosowanych i Holistycznych z siedzibą przy Al. Jerozolimskie 133A, 02-304 Warszawa.
………………………………………………..
Data, podpis