Opis:
Jesteśmy firmą działającą w branży budownictwa przemysłowego. Realizujemy kompleksowe projekty, a nasz zespół liczy 60 pracowników fizycznych oraz osoby w biurze, które zajmują się kluczowymi obszarami, takimi jak kadry, realizacja projektów i nadzór nad wykonywaniem prac. Cenimy profesjonalizm, zaangażowanie i dobrą atmosferę pracy.
Opis stanowiska:
Poszukujemy zorganizowanej i samodzielnej osoby na stanowisko Specjalista/ka ds. Administracji Biurowej do naszego biura w Katowicach . Do Twoich obowiązków należeć będzie zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura oraz wsparcie administracyjne różnych działów firmy.
Zakres obowiązków:
· kompleksowa obsługa administracyjna i organizacyjna biura oraz prowadzenie sekretariatu
· organizacja bieżącej pracy biura
· obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (poczta, e-mail, kurierzy)
· rejestracja, obieg oraz archiwizacja dokumentów
· przygotowywanie pism, umów, raportów, zestawień i innych dokumentów administracyjnych
· prowadzenie i aktualizacja dokumentacji firmowej
· obsługa kalendarza spotkań oraz terminów kadry zarządzającej
· organizacja spotkań, narad, konferencji i podróży służbowych
· przygotowywanie materiałów na spotkania oraz sporządzanie notatek i protokołów
· bieżąca obsługa telefoniczna i mailowa klientów, kontrahentów oraz instytucji zewnętrznych
· przyjmowanie gości i dbanie o pozytywny wizerunek firmy
· zamawianie i kontrola materiałów biurowych oraz wyposażenia
· współpraca z dostawcami usług zewnętrznych (IT, serwis, sprzątanie, ochrona)
· nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biura
· kontrola kosztów administracyjnych
· wsparcie administracyjne innych działów firmy (kadry, księgowość, sprzedaż)
· przygotowywanie dokumentów do rozliczeń i archiwizacji
· przestrzeganie przepisów BHP, RODO oraz procedur wewnętrznych
· dbałość o poufność danych i dokumentów
· sporządzenie delegacji w programie COMARCH Optima
· obsługa akt osobowych pracowników
· Znajomość kadr mile widziana
· wykonywanie innych poleceń przełożonego związanych z charakterem stanowiska