Opis:
Kieruję ofertę pracy do doświadczonego pracownika sekretariatu w Kancelarii Adwokackiej.
Obowiązki:
1. zarządzanie obiegiem dokumentów – rejestrowanie, segregowanie, archiwizowanie, wydawanie zakończonych akt klientom kancelarii za protokolarnym potwierdzeniem odbioru;
2. prowadzenie i aktualizacja rejestrów spraw, rejestru klientów kancelarii wraz z danymi kontaktowymi, pełnomocnictw, umów oraz innych dokumentów wytwarzanych w bieżącej pracy kancelarii;
3. obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej – e-mail, ePUAP, tradycyjnej poczty, Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych;
4. monitorowanie i obsługa spraw w systemach takich jak: Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, ePUAP, CEiDG, KRS, ZUS, e-KRS, Elekrtoniczne Księgi Wieczyste, etc.;
5. składanie pism i dokumentów do sądów, prokuratur, urzędów i innych instytucji;
6. kontakt z komornikami, tłumaczami przysięgłymi, notariuszami etc.;
7. monitorowanie i bieżące wpisywanie terminów procesowych, rozpraw, spotkań – pełna obsługa Kalendarza Google;
8. koordynowanie i organizacja spotkań z klientami, sądami, biegłymi i innymi instytucjami oraz podmiotami współpracującymi z Kancelarią;
9. systematyzowanie, kompletowanie i przygotowywanie akt spraw do rozpraw i spotkań;
10. organizacja podróży służbowych – rezerwacja przejazdów, hoteli, etc.
11. obsługa kasy fiskalnej i terminali płatniczych oraz dbanie o regularny ich przegląd i serwis;
12. kulturalny kontakt z klientem – przyjmowanie zgłoszeń osobistych, telefonicznych i mailowych;
13. umawianie i potwierdzanie spotkań;
14. zapewnienie właściwej obsługi interesantów w kancelarii – kultura osobista, dyskrecja i profesjonalizm;
15. bieżąca obsługa serwera kancelarii i danych w systemie informatycznym kancelarii;
16. obsługa pakietu MS Office (Word, Exel, Outlook) oraz urządzeń biurowych (drukarki, skanera oraz kopiarki);
17. prowadzenie ewidencji płatności, rachunków, wydawanie paragonów i wystawianie faktur;
18. comiesięczne przygotowywanie danych dla księgowości i ich bieżące przekazywanie do Biura Rachunkowego, obsługującego kancelarię;
Wymagane doświadczenie na podobnym stanowisku.