Opis:
Opis stanowiska
Zakres zadań:
• kompleksowa obsługa sekretariatu: telefon, e-mail, korespondencja, kontakt z interesantami i partnerami,
• prowadzenie i nadzór nad obiegiem dokumentów w instytucji (rejestracja, dekretacja, przekazywanie do realizacji, archiwizacja),
* obsługa e-Doręczeń (odbiór/wysyłka, rejestracja, pilnowanie terminów, przekazywanie spraw do realizacji),
• przygotowywanie projektów pism oraz zestawień administracyjnych,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym przesyłki tradycyjne),
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP): publikacja i aktualizacja treści, weryfikacja kompletności informacji we współpracy z komórkami merytorycznymi,
• wsparcie administracyjne dyrekcji i zespołu (organizacja spotkań, kalendarz, podstawowa logistyka).
Wymagania
Wymagania niezbędne:
• wykształcenie min. Średnie, preferowane wyższe (administracja / prawo / zarządzanie / humanistyczne),
• doświadczenie w pracy biurowej/sekretariacie/administracji min. 1–2 lata,
• gotowość do pracy na e-Doręczeniach (warunek konieczny),
• doświadczenie lub gotowość do prowadzenia BIP (redagowanie i publikacja treści), • bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność, samodzielność, terminowość,
• umiejętność redagowania korespondencji urzędowej i pracy z dokumentacją,
• znajomość MS Office / Google Workspace (w szczególności Word, Excel, poczta),
• wysoka kultura osobista i komunikatywność,
• odpowiedzialność i dyskrecja (dane i dokumenty wrażliwe).
Mile widziane:
• doświadczenie w instytucji kultury lub jednostce sektora publicznego,
• znajomość instrukcji kancelaryjnej/archiwalnej i podstaw obiegu dokumentów,
• doświadczenie w przygotowywaniu zarządzeń, pełnomocnictw, protokołów/notatek,
• umiejętność pracy w sytuacjach wielozadaniowych (wydarzenia, terminy, korespondencja),
• komunikatywny język angielski
Oferujemy
Oferujemy:
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w stabilnej instytucji kultury,
• pracę w zespole ok. 20 osób i realny wpływ na porządkowanie procesów kancelaryjno-informacyjnych,
• wczasy pod gruszą i szkolenia,
• narzędzia pracy i wdrożenie do procedur.
Warunki aplikowania
Dokumenty aplikacyjne:
• CV,
• krótki list motywacyjny,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji (klauzula RODO – poniżej).
Sposób składania ofert:
Informacja o etapach naboru: Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Instytucja zastrzega możliwość zakończenia naboru bez wyłonienia kandydata. Klauzula RODO (zamieszczona w CV) „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”