Opis:
Poszukiwana doświadczona Asystentka/Asystent administracyjno biurow/wa
Zakres obowiązków:
Wsparcie administracyjne i organizacyjne firmy
Bieżąca obsługa spraw administracyjno-biurowych
Wsparcie operacyjne poszczególnych działów (sprzedaż, redakcja, DTP, zarząd)
Udział w organizacji i usprawnianiu obiegu informacji oraz dokumentów w firmie
Współpraca z innymi pracownikami w zakresie realizacji zadań administracyjnych
2. Obieg dokumentów i korespondencja
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej i tradycyjnej)
Wsparcie w prowadzeniu obiegu dokumentów (umowy, zlecenia, zamówienia, materiały reklamowe)
Współpraca z działami firmy w zakresie kompletowania i archiwizacji dokumentacji
3. Wsparcie zarządu
-
Bezpośrednia współpraca z prezesem / zarządem
-
Wsparcie w planowaniu i koordynowaniu kalendarza spotkań
-
Obsługa skrzynki mailowej zarządu
-
Udział w organizacji spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
4. Wsparcie działu sprzedaży
-
Administracyjne wsparcie handlowców w realizacji sprzedanych projektów reklamowych
-
Koordynacja procesu realizacji reklamy po stronie operacyjnej
-
Kontakt z klientami na etapie realizacji materiałów (po sprzedaży)
-
Współpraca z handlowcami, klientami, działem DTP i redakcją
5. Koordynacja realizacji materiałów reklamowych
-
Udział w procesie planowania i makietowania gazet
-
Administracyjna opieka nad rozkładem reklam i materiałów promocyjnych
-
Współpraca przy realizacji materiałów reklamowych i promocyjnych
-
Dbanie o terminowość i kompletność realizowanych projektów
6. Obsługa systemów operacyjnych
-
Praca w wewnętrznych systemach sprzedażowo-reklamowych i operacyjnych
-
Administracyjne wsparcie w obsłudze systemów wykorzystywanych przez dział sprzedaży
-
Przygotowywanie zestawień, raportów i podsumowań na potrzeby zarządu i działów
7. Organizacja wydarzeń i projektów specjalnych
-
Wsparcie organizacyjne przy eventach, wydarzeniach firmowych i projektach specjalnych
-
Współpraca z zespołem przy planowaniu i realizacji wydarzeń