Koordynator projektu oraz Pracownik administracyjno - biurowy

Opis:

Zarząd Fundacji Rozwoju Regionów poszukuje:

• Pracownika administracyjno - biurowego do obsługi projektów

• Koordynatora projektu miękkiego i/lub inwestycyjnego

Kandydaci na to stanowisko powinni spełniać następujące wymagania minimalne:

Pracownika administracyjno - biurowego do obsługi projektów:

Wykształcenie i doświadczenie:

• minimum średnie,

• doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji biurowej, w tym znajomość zasad archiwizacji dokumentów,

• doświadczenie w obsłudze projektów unijnych lub znajomość przepisów i zasad ich realizacji,

• dodatkowym atutem jest znajomość systemów zarządzania projektami, takich jak CST, SL2014 lub inne platformy informatyczne obsługujące fundusze UE (np. EFS SM).

Znajomość przepisów:

• wiedza na temat zasad rozliczania projektów unijnych (np. wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów, sprawozdawczości i procedur kontrolnych),

• umiejętność stosowania przepisów prawa krajowego i unijnego, takich jak Prawo zamówień publicznych oraz inne wytyczne finansowe.

Umiejętności miękkie:

• dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją czasu,

• skrupulatność, dokładność i dbałość o szczegóły,

• umiejętność współpracy w zespole i komunikatywność.

Do obowiązków Pracownika należeć będzie:

1. Planowanie i organizacja:

• opracowywanie harmonogramów realizacji projektów i nadzór nad terminowością zadań,

• organizacja spotkań projektowych, warsztatów i konsultacji.

  2. Dokumentacja i raportowanie:

• przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu (umowy, aneksy, raporty okresowe i końcowe),

• prowadzenie rejestru wydatków i dokumentacji finansowej zgodnie z wymogami funduszy UE,

• sporządzanie sprawozdań i monitorowanie wskaźników projektu.

  3. Rozliczenia finansowe:

• weryfikacja kosztów kwalifikowanych i przygotowanie dokumentacji do wniosków o płatność,

• kontrola zgodności wydatków z budżetem projektu i wytycznymi unijnymi.

  4. Komunikacja z instytucjami:

• współpraca z instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i kontrolującymi (np. Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska, Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości),

• przygotowywanie odpowiedzi na zapytania kontrolne oraz dokumentów na potrzeby audytów.

  5. Zarządzanie ryzykiem:

• monitorowanie potencjalnych zagrożeń związanych z realizacją projektu,

• podejmowanie działań korygujących w przypadku niezgodności lub opóźnień.

  6. Archiwizacja:

• prowadzenie i zabezpieczanie dokumentacji projektowej zgodnie z zasadami archiwizacji i okresami przechowywania wymaganymi przez przepisy UE.

  Koordynatora projektu miękkiego i/lub inwestycyjnego

Wykształcenie i doświadczenie:

• wykształcenie wyższe (z zakresu ekonomii, zarządzania, administracji, prawa, finansów, lub pokrewne),

• doświadczenie w realizacji projektów unijnych (miękkich), np. z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) i/lub projektów inwestycyjnych,

• Znajomość zasad przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów współfinansowanych z UE.

Kompetencje zawodowe:

• umiejętność planowania i koordynowania działań projektowych,

• znajomość wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków oraz systemów monitorowania projektów, np. CST, SL2014, EFS SM.

• wiedza na temat wskaźników efektywności projektów miękkich (dotyczy projektów miękkich) i/lub inwestycyjnych.

Umiejętności interpersonalne:

• komunikatywność i zdolność do budowania relacji z uczestnikami, partnerami projektu oraz instytucjami,

• umiejętność pracy w zespole i zarządzania zespołem wykonawczym,

• umiejętność rozwiązywania problemów i reagowania na trudności w trakcie realizacji projektu,

• biegłość w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie i sprawozdań.

Kompetencje organizacyjne:

• dobra organizacja pracy własnej i zespołu,

• umiejętność sporządzania dokumentacji projektowej (raporty, harmonogramy, plany działań),

• biegła obsługa programów biurowych (MS Office) i platform zarządzania projektami.

Cechy osobowe:

• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole,

• dobra organizacja pracy własnej i zespołu,

• odporność na stres i elastyczność w działaniu.

Do obowiązków Koordynatora należeć będzie:

1. Planowanie i organizacja projektu:

• przygotowanie szczegółowego harmonogramu działań projektowych,

• rekrutacja uczestników projektu zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie,

• organizacja szkoleń, warsztatów i innych form wsparcia przewidzianych w projekcie.

2. Nadzór nad realizacją działań:

• zapewnienie, że wszystkie działania są realizowane zgodnie z harmonogramem i budżetem,

• koordynacja pracy zespołu projektowego, w tym trenerów, specjalistów, doradców czy psychologów,

• bieżący monitoring wskaźników realizacji projektu.

3. Kontrola budżetu i rozliczeń:

• nadzór nad wydatkami, aby były zgodne z zasadami kwalifikowalności,

• współpraca z księgowością w zakresie rozliczania kosztów projektu,

• przygotowywanie raportów finansowych i merytorycznych dla instytucji nadzorujących.

4. Komunikacja i współpraca:

• utrzymywanie kontaktu z beneficjentami, partnerami projektu i instytucjami nadzorującymi,

• przygotowywanie dokumentacji projektowej (umowy, listy obecności, protokoły, raporty),

• promocja projektu i dbanie o jego pozytywny wizerunek (np. organizowanie wydarzeń promujących, kontakt z mediami).

5. Ewaluacja i raportowanie:

• przygotowywanie dokumentacji finansowej i merytorycznej,

• nadzór nad prawidłowością realizacji zamówień publicznych i innych procedur.,

• udział w audytach i kontrolach projektowych

Oferujemy:

1. Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, wiedzy i zakresu odpowiedzialności.2. Stabilne warunki zatrudnienia:

a) umowa o pracę lub inna preferowana forma zatrudnienia (np. kontrakt menedżerski) zapewniająca stabilność zawodową,

b) możliwość pracy w długoterminowych projektach, co pozwala planować rozwój zawodowy.

3. Szkolenia i rozwój m.in. z procedur unijnych czy nowych systemów IT.

4. Narzędzia pracy:

a) zapewnienie odpowiedniego sprzętu, w tym laptopa, telefonu służbowego, dostępu do narzędzi IT wspierających realizację projektów (np. systemów monitorujących, programów do zarządzania projektami),

b) dostęp do nowoczesnego biura z odpowiednimi warunkami do pracy zespołowej, w tym do sal konferencyjnych i przestrzeni kreatywnych,

c) możliwość pracy hybrydowej lub zdalnej (w zależności od specyfiki projektu).

5. Wsparcie administracyjne i prawne w realizacji projektów, dobre relacje z instytucjami zarządzającymi funduszami.

6. Możliwości rozwoju kariery.