Opis:
1. Operacje biurowe i administracyjne
· Nadzorowanie codziennego zarządzania biurem: obiektów, dostawców, materiałów, sprzętu i ogólnego utrzymania
· Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla pracowników
· Obsługa i optymalizacja procesów administracyjnych, w tym obsługa dokumentów, współdzielone dyski i zarządzanie danymi.
· Wspieranie koordynacji procesów administracyjnych związanych z kwestiami prawnymi, finansowymi i dostawcami (np. umowy o zachowaniu poufności, umowy o świadczenie usług, wdrażanie kontrahentów i uzgadnianie)
2. HR i kadry
· Wspieranie realizacji procesów operacyjnych HR: wdrażanie, zwalnianie, zmiany pracowników, umowy i dokumentacja zgodności
· Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji i baz danych pracowników
· Przygotowywanie raportów i pulpitów nawigacyjnych HR (np. dotyczących stanu zatrudnienia, rotacji, obecności)
· Koordynowanie komunikacji wewnętrznej i wspieranie inicjatyw personalnych w całej firmie
· Planowanie i realizacja działań angażujących pracowników, wydarzeń firmowych i inicjatyw team building
· Dbanie o atmosferę w biurze: zapewnienie pozytywnej, inkluzywnej i dobrze zorganizowanej przestrzeni pracy
3. Wolontariat
· Opracowanie i wdrożenie planu rekrutacji wolontariuszy
· Promowanie możliwości wolontariatu w naszej społeczności i sieciach lokalnych.
· Dopasowanie zainteresowań, umiejętności i dostępności wolontariuszy do odpowiednich ról.
· Prowadzenie szkoleń wprowadzających i dbanie o aktualność materiałów szkoleniowych i powitalnych dla nowych wolontariuszy.
· Upewnienie się, że wszyscy wolontariusze przechodzą odpowiednie kontrole, szkolenia i spełniają wymogi bezpieczeństwa.
· Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla wszystkich wolontariuszy.
· Zapewnianie codziennego doradztwa, motywowania i wsparcia w zakresie dobrego samopoczucia.
· Organizowanie regularnych spotkań indywidualnych i grupowych.
· Prowadzenie dokładnej ewidencji godzin pracy wolontariuszy, szkoleń i informacji zwrotnych.
· Współpraca z personelem w celu zapewnienia dobrej integracji wolontariuszy w ramach programów i wydarzeń.
· Opracowanie i wdrożenie planu doceniania wolontariuszy, aby uczcić ich zaangażowanie, osiągnięcia i ważną rolę dla imprez sportowych
· Kształcenie poczucia przynależności, pracy zespołowej i dumy wśród wolontariuszy.
· Opracowanie programu rozwoju wolontariuszy dla wolontariuszy, którzy chcą rozwijać nowe umiejętności lub pełnić role kierownicze.
· Prowadzenie aktualnej ewidencji i grafików wolontariuszy.
· Zebieranie danych i raportowanie ustaleń, w razie potrzeby.
· Monitorowanie i raportowanie udziału i satysfakcji wolontariuszy.
· Udostępnianie informacji do wniosków o dofinansowanie, raportów monitorujących i komunikacji. Zapewnienie zgodności z odpowiednimi zasadami, które dotyczą wolontariuszy.
· Budowanie partnerstw z lokalnymi organizacjami i firmami w celu promowania wolontariatu.
· Reprezentowanie firmy na lokalnych wydarzeniach społecznościowych i targach wolontariatu
· Pomoc w identyfikacji nowych projektów i możliwości wolontariatu, aby sprostać zarówno potrzebom biznesowym, jak i potrzebom szerszej społeczności.