Opis:
Dla naszego klienta, międzynarodowej firmy z branży motoryzacyjnej, szukamy osoby na 3 miesięczne zastępstwo na stanowisko Office Assistant/Recepcjonistka . Szczegóły stanowiska poniżej.
Praca przy Al. Jerozolimskich, w godzinach 9-17, 5 dni w tygodniu w biurze, stacjonarnie. Oczekujemy pełnej dyspozycyjności.
Poszukujemy osoby komunikatywnej, z dobrą organizacją pracy, najchętniej z doświadczeniem w pracy administracyjnej, z bardzo dobrym angielskim - współpraca z zagraniczną centralą.
Cel stanowiska: Zapewnienie efektywnego funkcjonowania biura poprzez samodzielne zarządzanie zadaniami recepcji, obsługę korespondencji i przygotowanie niezbędnych dokumentów dla sieci dealerów.
Rola wspiera cele działu wsparcia sprzedaży poprzez efektywną koordynację procedur wewnętrznych i wspieranie projektów.
Główne Odpowiedzialności:
1. Samodzielne zarządzanie recepcją
• Organizowanie i systematyczne prowadzenie dokumentacji
• Koordynacja harmonogramów i spotkań w biurze
• Zapewnienie sprawnego przebiegu codziennych zadań administracyjnych
• Efektywne organizowanie podróży służbowych
• Współpraca z dostawcami i dbanie o dostępność niezbędnych materiałów (artykuły biurowe, spożywcze)
• Współpraca z administracją budynku
2. Współpraca z siecią dealerów
• Redagowanie, korekta i dystrybucja oficjalnych komunikatów
• Niezwłoczna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Prowadzenie dokładnych rejestrów komunikacji w celu referencyjnym
• Przygotowywanie dokumentacji do rejestracji pojazdów, wysyłanie instrukcji obsługi
3. Współpraca z zagraniczną centralą
• Współpraca z działem płatności (zobowiązania do dostawców), obsługa dokumentacji przychodzącej (faktury, umowy)
• Obsługa faktur od dostawców w wewnętrznym systemie
Czego oczekujemy?
- Mile widziane doświadczenie w dziale administracji
- Wiedza na temat funkcjonowania biura
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne (niezbędna komunikacja telefoniczna i e-mailowa z siecią dealerów)
- Zdolność pracy w warunkach limitu czasowego
- Poczucie odpowiedzialności za wykonaną pracę
- Skrupulatność
- Dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów